Départ d’un salarié : bureau vide et lumineux avec un ordinateur portable fermé, un badge d’accès posé devant, un mug orange et une plante verte
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Départ d’un salarié : les accès à couper avant qu’il ne soit trop tard

ParÉquipe EISN Publié le

Le badge est rendu et l’ordinateur aussi, mais trois mois plus tard la boîte mail reçoit encore des devis et le CRM répond toujours. Voici les sept familles d’accès à passer en revue, les six gestes du jour J et ce que dit la CNIL sur la boîte mail.

L’essentiel

  • Le jour du départ, on désactive les comptes sans jamais rien supprimer.
  • Sept familles d’accès à passer en revue, plutôt qu’une liste de logiciels.
  • Une personne nommée, une liste écrite et une durée de conservation décidée à l’avance.

Pourquoi un accès survit au départ d’un salarié

Le matériel se voit alors qu’un compte reste invisible. Personne n’oublie un trousseau de clés parce qu’il manque physiquement, tandis qu’un compte laissé ouvert ne fait aucun bruit et n’envoie aucune alerte le jour où plus personne ne l’utilise.

S’ajoute à cela un départ qui se joue entre les ressources humaines, la direction et l’informatique sans responsable clairement désigné, si bien que chacun suppose que l’autre s’en est occupé. C’est précisément dans cet angle mort que les accès survivent au départ d’un salarié.

💡 Le compte principal se coupe en une minute, alors que les services en ligne demandent une véritable recherche, à mener pendant que le salarié est encore là puisque c’est lui qui détient la réponse.

Sept familles d’accès, plutôt qu’une liste d’outils

Vos logiciels changeront alors que les familles resteront, ce qui vous permet de reprendre la même revue à chaque départ.

  • Le compte principal (Active Directory, Microsoft 365, Google Workspace)
  • La messagerie (boîte mail, alias, listes de diffusion, agenda partagé)
  • Les outils métiers (CRM, ERP, comptabilité, paie, gestion documentaire)
  • Les accès distants (VPN, bureau à distance, comptes administrateur)
  • Les services en ligne (hébergeur, nom de domaine, réseaux sociaux, facturation)
  • Les secrets partagés (Wi-Fi, comptes génériques, clés d’API)
  • Le matériel (poste, téléphone, clé de sécurité, disque externe)

Commencez par les accès distants, les seuls utilisables depuis l’extérieur.

Le jour J : six gestes, dans l’ordre

L’ordre compte autant que la liste.

  1. Désactivez le compte principal et fermez les sessions ouvertes.
  2. Révoquez les appareils enregistrés et les jetons : un mot de passe changé ne ferme pas une session déjà active.
  3. Traitez la messagerie : message d’absence, puis redirection vers un responsable nommé.
  4. Reprenez les documents professionnels dans l’espace de l’équipe, et notez ce qui a été repris, par qui et quand.
  5. Changez les secrets partagés qu’il connaissait et qui restent en service.
  6. Récupérez le matériel, reçu signé à l’appui : poste, téléphone, clé de sécurité, disques.

⚠️ Ne supprimez rien dans la précipitation. Vous emporteriez au passage des partages, des documents encore utiles à l’activité et les journaux qui pourraient vous servir de preuve.

Frise chronologique en quatre étapes du départ d’un salarié, avec l’annonce du départ, le jour J et la désactivation des comptes, la période de conservation avec redirection de la messagerie et reprise des données, puis la suppression définitive
De l’annonce du départ à la suppression définitive, quatre étapes qui rappellent qu’on désactive avant de supprimer.

Départ conflictuel : tout se joue en quelques minutes

Un départ négocié laisse le temps de bien faire. Un départ conflictuel, non : la coupure se joue sur un créneau de quelques minutes, ni trop tôt pour ne pas alerter la personne, ni trop tard pour ne pas laisser de fenêtre ouverte. Trois précautions font la différence.

  • Prévenez la personne chargée des accès avant l’entretien, jamais après, pour qu’elle soit prête à couper à l’heure convenue.
  • Coupez les accès distants en premier, VPN et bureau à distance, car ce sont les seuls exploitables depuis l’extérieur.
  • Conservez les journaux de connexion, qui resteront votre seule trace si le départ finit devant un juge.

Le maillon faible, ici, n’est pas technique mais organisationnel. Décidez avant l’entretien qui prévient qui et à quelle minute, sinon la coupure arrivera toujours trop tard.

La boîte mail : ni fouillée, ni éternelle

La boîte professionnelle appartient à l’entreprise, mais elle contient presque toujours des messages personnels, couverts par le secret des correspondances. On ne la fouille donc pas au départ de son titulaire, et on ne la laisse pas vivre indéfiniment.

Sur ce point, la CNIL est précise. Les modalités de fermeture du compte doivent être organisées dans la charte informatique, le salarié doit être averti de la date de fermeture pour pouvoir vider sa messagerie, et son adresse nominative doit ensuite être supprimée. Si la continuité de l’activité l’exige, une redirection temporaire vers un responsable nommé évite de perdre des demandes clients, à condition qu’elle soit annoncée et limitée dans le temps. Écrivez cette durée dans votre charte, puis appliquez-la à tout le monde de la même façon, comme pour l’enregistrement des appels.

Le vrai levier : préparer l’arrivée

Un départ propre se prépare le jour de l’arrivée. Si chaque accès a été attribué depuis une liste liée au poste, il suffit de relire la même liste à l’envers. Trois habitudes suffisent : des comptes strictement nominatifs, car un compte partagé ne se révoque pas ; un gestionnaire de mots de passe comme Passbolt, qui montre d’un coup d’œil ce qu’une personne pouvait voir ; et l’authentification multifacteur, qui rend inutilisable un mot de passe récupéré au passage.

Reste l’humain. Un ancien collaborateur qui appelle l’accueil pour « récupérer un dossier oublié » obtient parfois plus qu’un pirate, simplement parce qu’on le connaît. La formation des équipes et la protection de la messagerie complètent donc utilement la procédure.

Pour savoir où vous en êtes, prenez le dernier départ en date et déroulez la liste : les trous apparaîtront d’eux-mêmes. Notre glossaire cybersécurité est là pour les termes croisés en chemin.

Questions fréquentes

Pas immédiatement. Désactivez-le pour couper l’accès, puis conservez-le le temps de récupérer les données professionnelles et de vérifier les partages. La suppression définitive intervient au terme de la durée que vous avez fixée.

Le temps strictement nécessaire à la continuité de l’activité, et pas au-delà. Fixez cette durée dans votre charte informatique, informez la personne concernée, puis appliquez la même règle à tous les départs.

Une personne nommément désignée, côté direction ou informatique, avec une liste écrite. Sans responsable identifié, chacun suppose que l’autre s’en est occupé, et c’est précisément là que les comptes survivent.

Changez le mot de passe à chaque départ, puis profitez de l’occasion pour les remplacer par des comptes nominatifs. Un compte partagé ne se révoque pas et ne permet jamais de savoir qui a fait quoi.

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